Es un gran dilema para muchas agencias correccionales: una vez que se toma la decisión que hay que modernizar los sistemas de TI actuales, surge la discusión sobre si invertir en soluciones personalizadas o considerar la adquisición e implementación de soluciones comerciales existentes, y, consecuentemente, qué tipo de actividades tales como el alojamiento, el mantenimiento o incluso el desarrollo se pueden realizar internamente o se deben subcontratar.
Si bien hay muchos argumentos y directrices que podrían ayudar a tomar la mejor decisión, muchos de ellos se centran principalmente en la calidad y el resultado de la posible solución o resultado del producto. Solo unos pocos éxitos tienen en cuenta el contexto organizacional y las restricciones que determinarán el éxito de un proyecto de transformación digital de este tipo y que deberían tener un impacto en las decisiones que deben tomarse.
En este artículo me gustaría analizar dos de los argumentos más usados relacionados con “hacer o comprar” y con “el aprovisionamiento”: donde la regla 80/20 se centra principalmente en la funcionalidad entregada en relación con las necesidades de la organización, el segundo argumento tiene más que ver con los costos relacionados con los proyectos de TI de toda la organización. Trataré de relacionarlos con el contexto de las agencias correccionales sobre la base de mis experiencias, directa o indirectamente involucradas en proyectos de implementación de gestión de infractores, en diferentes países.
La regla 80/20
La regla 80/20 es probablemente la guía más popular utilizada por muchas organizaciones cuando se considera la adquisición de una solución de software comercial estándar (COTS). De acuerdo con esta regla, si no puede encontrar un producto que satisfaga al menos el 80% de sus requisitos, es probable que termine con una solución que no sea suficiente. Incluso si encuentra una solución al 80%, puede descubrir que no desea sacrificar el 20% restante de sus necesidades.
Este argumento se basa en dos supuestos principales: el primero es que la organización no solo tiene una visión clara y detallada de todos los requisitos comerciales de hoy en día, sino que también tiene una buena idea de las capacidades de la tecnología moderna y posibles mejoras de procesos al implementarlas.
Sin profundizar demasiado en el proceso de traducir los requisitos empresariales tanto al software como a los requisitos técnicos, es muy importante darse cuenta de que esta es una tarea muy compleja y que consume muchos recursos. Esto se vuelve aún más difícil para aquellas organizaciones que no tienen ninguna visión sobre la madurez de sus procesos comerciales ni la capacidad de identificar las causas de las debilidades en sus flujos de procesos que, si se abordan, podrían reducir los costos y aumentar la eficiencia operativa. Mi experiencia es que muchas organizaciones correccionales están en esta situación y no tienen la experiencia ni el tiempo o los recursos para trabajar en esto. Por lo tanto, a partir de las descripciones de los procesos correccionales estándar y las soluciones existentes y comprobadas que ya contienen la funcionalidad para respaldarlas, se les puede ahorrar a estas organizaciones mucho tiempo, dinero y dificultades. Las soluciones existentes a menudo contienen enfoques y funcionalidades que una sola organización nunca hubiera pensado, y las comunidades de usuarios activos que apoyan el desarrollo futuro de las soluciones COTS pueden impulsar desarrollos nuevos e innovadores que podrían ser beneficiosos para todos los usuarios.
Esto nos lleva a la segunda suposición de que la regla 80/20 se basa en: que una solución COTS no podría modificarse o extenderse fácilmente hacia las necesidades específicas de las agencias, para cubrir ese 20%. Aunque creemos que hay excepciones, una solución COTS moderna y madura puede admitir modificaciones y el nivel de personalización que se necesita para satisfacer las necesidades de la organización. El aspecto complicado en esto, sin embargo, es hacer una distinción entre las necesidades reales (basadas en requisitos organizativos o legales específicos) y las modificaciones basadas en el discurso de “así es como siempre lo hemos hecho”.
Una regla importante al implementar un proyecto COTS siempre será limitar las personalizaciones a lo que es absolutamente necesario. En esto, es importante darse cuenta de que cualquier proyecto exitoso de TI siempre será una transformación empresarial, donde los cambios deben ser adoptados y gestionados.
La percepción de la forma diferente en que un software maneja un determinado proceso puede ser abrumadora, a veces, y requiere una guía específica para evitar una resistencia temprana. Como en todos los proyectos de TI, la gestión del cambio, durante las implementaciones de COTS, debe incluir una guía para transformar las formas de trabajo existentes y requiere el apoyo de toda la organización.
Obviamente para cada organización, el producto existente debe ser personalizado o ampliado. Esto es normal y debe tenerse en cuenta. Por lo tanto, la elección de una buena solución COTS no solo puede determinarse por su funcionalidad, sino también por su madurez y capacidades. Se necesita una arquitectura de aplicaciones que admita modularidad, parametrización e integración y que sea basada en tecnología de vanguardia y componentes de software actuales. Aunque esas cualidades no siempre son fáciles de medir durante un procedimiento de licitación, la definición de algunos requisitos arquitectónicos fundamentales puede ayudar con la evaluación de las capacidades del producto para manejar la personalización sin afectar el futuro o inducir costos impredecibles. Una de las cuestiones interesantes es hasta qué punto la solución puede ser adaptada y extendida por recursos humanos internos sin habilidades específicas de programación.
El argumento comercial
Mientras que la regla 80/20 se refiere principalmente a los desafíos funcionales, hay otro argumento crucial decisivo en esta discusión: el costo. El desarrollo de un argumento comercial para las inversiones en proyectos tecnológicos debe incluir una comparación de los costos relacionados con el desarrollo de una solución a medida y los relacionados con trabajar con una solución existente. Para comparar los costos con precisión, se deben considerar todos los aspectos, incluidos los relacionados con la producción y la implementación de la solución. En lo que respecta al desarrollo personalizado, incluso si el desarrollo en sí se subcontrata, un argumento comercial debe incluir los gastos relacionados con las actividades internas, como la participación del personal para análisis, pruebas, gestión de proyectos, capacitación, migración, etc. Si bien tales esfuerzos son necesarios para implementar cualquier tipo de solución, partir de soluciones existentes reducirá sustancialmente los costos.
La implementación de nueva tecnología tiene un gran impacto en el presupuesto de una agencia. El desarrollo de un caso de negocio bien argumentado es necesario para convencer a la administración de que haga tal inversión. Señalar solo los riesgos relacionados con mantener vivo el entorno existente a menudo no es suficiente para convencerlos. Incluso predicar grandes mejoras comerciales no siempre se consideraría lo suficientemente valioso como para priorizar las inversiones en tecnología hasta ajustar cada vez más los presupuestos para abordar otros problemas fundamentales. La compra de una solución COTS a menudo es aún más difícil de motivar, ya que los costos de dicho proyecto se perciben como mucho más altos que los costos de una trayectoria de desarrollo personalizada.
El mayor desafío es incluir el costo total de usar y mantener una inversión de TI a lo largo del tiempo (TCO) en el argumento comercial. Si la intención es adquirir una solución que pueda servir a la agencia por un período de diez años o más, este cálculo es crucial y debería incluir no solo las inversiones tecnológicas directas, sino también los costos indirectos de mantenerlo en al día con la tecnología, adaptable para futuros cambios, y asegurar la disponibilidad de conocimiento y habilidades.
Desde un punto de vista puramente presupuestario, es muy difícil decir qué opción (COTS o personalizada) sería la más beneficiosa para una determinada organización, pero cualquier estimación debería incluir las ventajas que tienen una hoja de ruta COTS, inversiones en I+D, un grupo de usuarios activos y la consecuente estrategia de actualización y lanzamiento en comparación con el esfuerzo por mantener cualquier solución personalizada actualizada y “a prueba de futuro”.
Conclusión
Antes de que una agencia se lance en un proyecto de TI a gran escala, llega un período de análisis, estudio y toma de decisiones difíciles. La capacidad y la disposición de cualquier organización para dar el paso siguiente hacia la transformación digital han sido el tema de muchos blogs, artículos e investigaciones. En este breve artículo, he tratado de compartir algunas ideas relacionadas con una pregunta importante: ¿es mejor comprar una solución existente o invertir en el desarrollo de algo adaptado a las necesidades?
No hay una respuesta simple. Dependerá de muchos factores, siendo la capacidad y la madurez de la organización dos de los más importantes. Se necesita un enfoque considerable en la funcionalidad del sistema y el rendimiento técnico – qué es lo que desea construir e implementar – así como en la gestión de proyectos y el enfoque correcto hacia la implementación – cómo quieres hacerlo – al preparar dicho proyecto. Además, la elección dependerá principalmente de los costos de la inversión en relación con el valor comercial que desee aportar. Las inversiones no terminarán en el punto de compra o en el momento de la puesta en marcha, ya que se debe prestar mucha atención a la viabilidad a largo plazo de la solución.
En mi opinión, las ventajas de construir algo desde cero, adaptadas a una agencia correccional específica, en la mayoría de los casos no superan los beneficios de implementar una solución COTS moderna. Sin embargo, la adquisición de un paquete todo en uno no debe usarse como una excusa estándar para eludir la fase de requisitos. Además, las agencias correccionales deberían evaluar todas las diversas opciones ofrecidas por los proveedores para las cuales es importante entender qué necesidades de negocio se deben cumplir y qué resultados se esperan. Tomarse el tiempo para esto también creará la oportunidad ideal para dar un paso atrás y cuestionar la forma actual de hacer las cosas. Este proceso también podría permitir que la agencia inicie un diálogo con la comunidad de proveedores y sus grupos de usuarios para modificar, mejorar o ampliar sus soluciones, de modo que se adapten mejor a las necesidades actuales y futuras.
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Steven Van De Steene is an enterprise architect and technology for corrections expert. He works as a consultant in the area of innovation and technology strategy for prisons and probation services and is the coordinator of the Technology Solutions Group for the International Prisons and Corrections Association (ICPA).
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