Este é um grande dilema para muitos órgãos penitenciários: uma vez tomada a decisão de que os atuais sistemas de tecnologia da informação (TI) precisam ser modernizados, surge a discussão se investir em soluções personalizadas ou considerar a aquisição e implementação de soluções comerciais existentes e, consequentemente, que tipo de atividades como hospedagem, manutenção ou mesmo desenvolvimento poderiam ser feitas internamente ou precisariam ser terceirizadas.
Embora existam muitos argumentos e diretrizes que possam ajudar a tomar a melhor decisão, muitos deles focam principalmente apenas na qualidade e no resultado da solução em potencial ou no resultado do produto.
Apenas algumas histórias de sucesso levam em consideração o contexto organizacional e as restrições que determinarão o sucesso de tal projeto de transformação digital, e isso deve ter um impacto nas escolhas a serem tomadas.
Neste artigo, gostaria de analisar dois dos argumentos mais utilizados em relação a “fazer ou comprar” e “fornecimento”: um em que a regra 80/20 se concentra principalmente na funcionalidade entregue em relação às necessidades da organização, e o segundo argumento, mais relacionado aos custos associados aos projetos de TI em toda a organização.
Tentarei relacioná-los ao contexto das organizações de administração penitenciária com base nas minhas experiências, direta ou indiretamente envolvidas em projetos de implementação de gestão de infratores, em diferentes países.
A regra 80/20
A regra 80/20 é provavelmente a diretriz mais popular usada por muitas organizações ao considerar a aquisição de uma solução comercial de software “de prateleira” (COTS).
De acordo com esta regra, se não conseguir encontrar um produto que atenda pelo menos 80% de suas necessidades, é provável que acabe com uma solução que não seja suficiente. Mesmo se encontrar uma solução de 80%, pode-se descobrir que não quer sacrificar os 20% restantes de suas necessidades.
Esse argumento baseia-se em duas premissas principais: a primeira é que a organização não só tem uma visão clara e detalhada sobre todos os requisitos de negócios atuais, mas também tem uma boa visão das capacidades da tecnologia moderna e melhorias potenciais de processos que podem ser alcançadas implementando-os.
Sem entrar muito profundamente no processo de traduzir os requisitos de negócios tanto em software quanto em requisitos técnicos, é muito importante perceber que esta é uma tarefa muito complexa e requer muitos recursos.
Isso se torna ainda mais difícil para as organizações que não têm visão sobre a maturidade de seus processos de negócios ou sobre a capacidade de identificar as causas das fraquezas em seus fluxos de trabalho de processo que, se abordadas, poderiam reduzir custos e aumentar a eficiência operacional.
Minha experiência é que muitas organizações penitenciárias estão nessa situação e não têm a experiência, o tempo ou os recursos para trabalhar nisso. Portanto, a partir das descrições dos processos penitenciários padrão e das soluções comprovadas existentes que já contêm a funcionalidade para apoiá-los, pode-se economizar muito tempo, dinheiro e apuros para essas organizações.
As soluções existentes geralmente contêm abordagens e funcionalidades que uma única organização nunca teria pensado, e comunidades de usuários ativas que apoiam o desenvolvimento futuro de soluções COTS podem impulsionar desenvolvimentos novos e inovadores, que poderiam ser benéficos para todos os usuários.
Isso nos leva à segunda hipótese de que a regra 80/20 se baseia: em que uma solução COTS não poderia ser facilmente modificada ou estendida para as necessidades específicas das organizações para cobrir esses 20%. Embora acreditemos que há exceções, uma solução COTS moderna e madura pode apoiar modificações e o nível de personalização necessário para atender às necessidades organizacionais.
O aspecto complicado nisso, no entanto, é fazer uma distinção entre necessidades reais (baseadas em requisitos organizacionais ou legais específicos) e modificações baseadas no discurso “é assim que sempre fizemos”.
Uma regra importante ao implementar um projeto COTS será sempre limitar personalizações ao que é absolutamente necessário. Diante disso, é importante perceber que qualquer projeto de TI bem-sucedido sempre envolverá uma transformação de negócios, onde a mudança precisa ser abraçada e gerenciada.
A percepção da maneira diferente como um software lida com um determinado processo às vezes pode ser esmagadora e requer orientação específica para evitar resistência precoce. Como em todos os projetos de TI, a gestão da mudança, durante as implementações do COTS, incluirá orientações para transformar as formas de trabalho existentes, e também requer o apoio de toda a organização. Obviamente, para cada organização – para alguns casos de uso – o produto existente precisa ser personalizado ou estendido. Isso é normal e precisa ser considerado.
Portanto, a escolha de uma boa solução COTS pode não apenas ser determinada por sua funcionalidade, mas também por sua maturidade e capacidades. É necessária uma arquitetura de aplicativos subjacente que suporta modularidade, parametrização e integração, com base na tecnologia de ponta e componentes de software atualizados.
Embora essas qualidades nem sempre sejam fáceis de medir durante um processo de licitação, a definição de alguns requisitos arquitetônicos fundamentais pode ajudar na avaliação das capacidades do produto para lidar com a personalização sem impactar o futuro ou induzir custos imprevisíveis.
Uma das questões interessantes é até que ponto a solução pode ser adaptada e estendida por recursos humanos internos sem habilidades específicas de programação.
Enquanto a regra 80/20 refere-se principalmente aos desafios funcionais, há outro argumento decisivo crucial nesta discussão: o custo.
O desenvolvimento de um caso de negócios para os investimentos em projetos tecnológicos precisa incluir uma comparação tanto dos custos relacionados ao desenvolvimento de uma solução sob medida, quanto daqueles relacionados ao trabalho com uma solução existente. Para compará-los com precisão, todos os aspectos devem ser considerados, incluindo aqueles relacionados à produção e implementação da solução.
No que diz respeito ao desenvolvimento personalizado, mesmo que o desenvolvimento em si seja terceirizado, um caso de negócios deve incluir as despesas relacionadas a atividades internas, tais como o envolvimento de pessoal para análise, testes, gerenciamento de projetos, treinamento, migração e assim por diante. Embora tais esforços sejam necessários para implementar qualquer tipo de solução, a partir de soluções existentes reduzirá substancialmente os custos.
A implementação de novas tecnologias dá um grande impacto no orçamento de uma organização. O desenvolvimento de um caso de negócios bem argumentado é necessário para convencer a administração a fazer tal investimento. Apontar apenas para os riscos relacionados a manter o ambiente existente vivo muitas vezes não é suficiente para convencê-los.
Mesmo pregando grandes melhorias nos negócios nem sempre isso seria considerado valioso o suficiente para priorizar investimentos em tecnologia até ajustar cada vez mais o orçamento para enfrentar outros problemas fundamentais. A compra de uma solução COTS muitas vezes é ainda mais difícil de motivar, pois os custos de tal projeto são percebidos como sendo muito mais altos do que os custos de uma trajetória de desenvolvimento personalizado.
O maior desafio é incluir o custo total de uso e manutenção de um investimento em TI ao longo do tempo (TCO) no caso do negócio. Se a intenção é adquirir uma solução que possa atender a organização por um período de dez ou mais anos, esse cálculo é crucial e deve incluir não apenas os investimentos tecnológicos diretos, mas também os custos indiretos de mantê-lo atualizado com a tecnologia, adaptável para mudanças futuras e garantindo a disponibilidade de conhecimentos e habilidades.
Do ponto de vista puramente orçamentário, é muito difícil dizer qual escolha (COTS ou personalizado) seria a mais benéfica para uma determinada organização, mas qualquer estimativa deve incluir as vantagens de um roteiro COTS, investimentos em P&D (Pesquisa e Desenvolvimento), um grupo de usuários ativos e consequente a estratégia de atualização e lançamento em comparação com o esforço de manter qualquer solução personalizada atualizada e “à prova de futuro”.
Conclusão
Antes de uma organização se envolver em um projeto de TI em larga escala existe um período de análise, estudo e de fazer escolhas difíceis. A capacidade e a prontidão de qualquer organização para dar o próximo passo na transformação digital têm sido tema de muitos blogs, artigos e pesquisas.
Neste breve artigo, tentei compartilhar algumas reflexões relacionadas a uma questão importante: é melhor comprar uma solução existente, ou investir no desenvolvimento de algo adaptado a necessidades específicas?
Não há uma resposta simples. Vai depender de muitos fatores, sendo a capacidade e maturidade da organização dois dos mais importantes.
É necessário também um foco considerável na funcionalidade do sistema e desempenho técnico – o que você quer construir e implementar – bem como na gestão de projetos e na abordagem correta para a implementação – como você deseja fazê-lo – ao preparar tal projeto.
Além disso, a escolha dependerá principalmente dos custos do investimento em relação ao valor do negócio que se deseja investir. É importante considerar que esses investimentos não terminarão com a compra ou com o lançamento da solução e é necessário levar muito em consideração a viabilidade a longo prazo da solução.
Na minha opinião, as vantagens de construir algo do zero, adaptado a uma organização penitenciária específica, na maioria dos casos não superam os benefícios da implementação de uma solução COTS moderna. Entretanto, a aquisição de um pacote completo não deve ser usada como desculpa padrão para contornar a fase dos requisitos.
Além disso, os órgãos penitenciários devem avaliar todas as diversas opções oferecidas pelos fornecedores, para as quais é importante entender quais necessidades comerciais devem ser atendidas e quais resultados devem ser esperados. Dedicar tempo a isso também criará a oportunidade ideal para recuar e questionar a maneira atual de fazer as coisas.
Esse processo também poderia permitir que a organização iniciasse um diálogo com a comunidade de fornecedores e seus grupos de usuários para modificar, melhorar ou estender suas soluções para que eles sejam melhor adaptados às necessidades atuais e futuras.
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Steven Van De Steene é arquiteto corporativo e especialista em tecnologia para o sistema penitenciário. Atua como consultor na área de inovação e estratégia tecnológica para presídios e serviços de liberdade condicional e é coordenador do Grupo de Soluções Tecnológicas da Associação Internacional de Serviços Prisionais e de Correção (ICPA).
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